2 Comments

  1. Mau nanya dong. Jadi unit kerja saya mau mengadakan konferensi, dengan mengundang 20 negara, di luar kota.
    Sebagian panitia berpikir perlu diadakan survey langsung (datang ke kota tersebut) untuk memilih hotel yang akan dipakai. Sebagian lain berpikir bahwa hal itu tidak diperlukan, karena survey bisa dilakukan melalui internet.

    Dihubungkan dengan konsep COPQ, apakah kami perlu melakukan survey langsung?

    1. Rahmad Karim Harahap
      Author

      Dear Eka,

      Mengelola kegiatan/proses bisnis organisasi agar terhindar dari timbulnya COPQ perlu memperhitungkan keseimbangan antara manfaat dan biaya atas upaya pencegahan COPQ yang diambil. Dalam konteks permasalahan yang saudara tanyakan, perlu terlebih dahulu dianalisa sifat kegiatan dan risiko-risiko COPQ yang mungkin timbul dalam hal pemilihan Hotel. Kemudian, pilihan respon terhadap risiko tersebut (sebagai upaya mencegah/mengurangi COPQ yang mungkin timbul) bisa disandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang diberikan.

      Sebagai contoh, mari kita asumsikan bahwa acara yang hendak saudara laksanakan (mengundang 20 negara) bersifat sangat formal, penuh dengan tatanan protokoler resmi, dan membutuhkan pengamanan yang sangat tinggi. Dalam skenario ini, terdapat berbagai risiko COPQ yang mungkin muncul akibat buruknya kualitas kegiatan seleksi/pemilihan hotel, misalnya sebagai berikut:

      1. Unit anda terpaksa harus menyewa jasa security tambahan pada hari H, dikarenakan ternyata layanan security hotel yang anda pilih tidak memadai untuk standar acara/kegiatan internasional.
      2. Fasilitas ruang pertemuan di Hotel yang anda pilih ternyata tidak memadai untuk merancang ruang konferensi/pertemuan yang dipersyaratkan, sehingga unit anda perlu menyewa berbagai peralatan tambahan.
      3. Hotel yang anda pilih ternyata tidak memberikan layanan antar-jemput Bandara, sehingga unit anda terpaksa menambah pengeluaran untuk menyewa alat transportasi untuk mengantar-jemput tamu manca Negara
      4. Sebagian tamu undangan minta disediakan kamar tambahan di hotel lain, karena mereka tidak puas dengan kualitas kamar pada hotel yang dipilih oleh unit anda.

      Semua risiko di atas, jika terjadi, akan menimbulkan pengeluaran ekstra (biaya) yang muncul akibat buruknya kualitas kinerja pemilihan penyedia akomodasi (hotel).

      Risiko-risiko tersebut tentunya dapat dimitigasi atau dicegah jika unit anda telah memperoleh informasi yang memadai terkait kapasitas hotel dalam memenuhi kebutuhan penyelenggaraan kegiatan anda, bukan? Nah, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah informasi tersebut hanya dapat diperoleh melalui survey langsung dengan mendatangi seluruh kandidat hotel?, atau dapat diperoleh melalui survey menggunakan layanan internet dan telpon saja?. Melakukan survey langsung bisa jadi dapat memberi anda gambaran utuh tentang kapasitas dan kualitas hotel. Akan tetapi, hal tersebut tentunya membutuhkan biaya yang jauh lebih besar. Nah, hal yang perlu anda analisis adalah, apakah ada informasi yang anda butuhkan dalam menjaga kualitas pemilihan hotel yang tidak dapat anda peroleh jika tidak mendatangi hotel-hotel tersebut secara langsung? Pertimbangkan juga fasilitas dan teknologi komunikasi yang saat ini sudah sangat maju. Nah disinilah pertimbangan anda diperlukan, sebagai pihak yang benar-benar memahami kebutuhan acara serta tingkat risiko yang anda hadapi.

      Berdasarkan penjelasan di atas, saya yakin anda dapat memahami bahwa sesungguhnya anda lebih memiliki kapasitas untuk melakukan analisis dalam menjawab pertanyaan tersebut. Karena pada akhirnya, anda dan unit andalah yang benar-benar paham mengenai sifat kegiatan, risiko yang dihadapi, sumber daya yang dimiliki, dan biaya-biaya yang akan anda keluarkan dalam kegiatan tersebut. Selamat mencoba =)!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.