Mahasiswa seharusnya belajar, bukan pelesiran: lumpsum atau at cost?

Pagi kemarin, sekitar pukul 5-6 pagi waktu setempat, 8 Agustus 2017, saya mendapat link webpage dari sebuah grup whatsapp, yang pada intinya membahas dua tulisan mengenai etis-tidaketisnya wisata plesiran yang dilakukan oleh para mahasiswa Indonesia di luar negeri dengan menggunakan dana bantuan sponsornya, dan keduanya dipost pada website yang sama. Hal ini kemudian membuat saya agak tergelitik untuk ngebahas dari sisi peraturan keuangan yang berlaku.

Jadi begini, komponen biaya yang ditanggung sponsor kepada tiap mahasiswa itu ada macem-macem. Mulai dari tunjangan biaya kuliah, tunjangan buku, bantuan seminar internasional sampai dengan bantuan dana wisuda. Dari banyak komponen yang ditanggung, ada beberapa komponen yang jumlahnya signifikan, yang dapat melebihi 50% dari total ítem biaya yang ditanggung, yaitu tuition fee (uang kuliah tahunan), living allowance (uang bulanan), dan international travel (ongkos PP). Di antara ketiga item ini, cara pertanggungjawaban dan pembayarannya berbeda-beda.

Definisi lumpsum adalah suatu jumlah uang yang telah dihitung terlebih dahulu (pre-calculated amount) dan dibayarkan sekaligus ataupun bertahap sesuai dengan termin yang berlaku, sedangkan reimbursement atau biaya riil – at cost adalah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran yang sah, dengan/tidak menggunakan uang muka. Pembayaran tuition fee dan international travel, sifatnya adalah at cost, dibayarkan sesuai dengan besaran tagihan biaya dari pihak ketiga, dalam hal ini pihak ketiga adalah kampus dan perusahaan moda transportasi yang digunakan dari Indonesia ke negara tujuan (PP).

Perbedaan antara konsep at cost-nya tuition fee dan international travel adalah, tuition fee dibayarkan dari pihak sponsor dengan transfer langsung ke rekening Universitas yang dituju. Mekanisme pembayaran tuition fee bisa jadi berbeda-beda di tiap sponsor. Sponsor saya, besaran tuition fee sudah diketahui lebih dahulu sejak pendaftaran kampus – melalui Confirmation of Acceptance for Studies (CAS), sehingga memungkinkan uang yang digunakan untuk pembayaran dititipkan kepada mahasiswa sebelum berangkat, dan pertanggungjawaban faktur pembayaran akan dilengkapi kemudian.

Berbeda dengan tuition fee, praktik pembayaran biaya perjalanan (international travel) sering menggunakan uang muka (biasanya diberi uang muka 50% dari total pagu maksimum, atau tidak sama sekali, opsional), dan kemudian hari akan dibayarkan full setelah bukti-bukti pertanggungjawaban berupa tiket dll dilengkapi dan disetujui oleh verifikator dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

Living allowance – sebut saja LA, atau biaya hidup yang menjadi perdebatan netijen sejak 6 bulan lalu, dibayarkan dengan metode lumpsum, artinya besaran biaya hidup selama masa pendidikan telah diketahui dengan pasti oleh pihak sponsor sebelum mahasiswa berangkat menuju kampusnya. Sifatnya yang jelas dan pasti, tarif LA biasanya dihitung dan disusun dalam bentuk standar khusus yang berlaku di lingkungan lembaga pengelola beasiswa serta dimutakhirkan secara periodik – seperti Standar Biaya Masukan-nya Kementerian Keuangan. Dokumen yang digunakan sebagai dasar perikatan pembayaran LA adalah dokumen semacam kontrak perjanjian antara mahasiswa dengan lembaga pengelola beasiswa, yang didalamnya mengikutsertakan nama kampus, kota, dan lamanya masa perkuliahan, sehingga pembayaran LA cukup merujuk pada dokumen ini.

LA, dapat diparalelkan konsepnya dengan uang saku perjalanan dinas Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang dibayarkan berdasarkan jumlah hari penugasan, hanya saja LA dibayarkan secara bulanan. Uang kucuran bulanan ini digunakan sebesar-besarnya untuk kebutuhan primer mahasiswa, sebut saja kebutuhan akomodasi selama kuliah dan biaya terkait lainnya (biaya gas, listrik, air, internet, dll) serta kebutuhan makan harian – fleksibel. Memiliki fleksibilitas dalam penggunannya, LA memungkinkan mahasiswa untuk mengkompensasi pengeluaran primernya demi memuaskan kebutuhan lainnya.

Yang kemudian menjadi perdebatan adalah, wajarkah mahasiswa melakukan plesiran dengan menggunakan LA yang dibayarkan dengan metode pembayaran lumpsum? Jawabannya tentu subjektif sekali, netijen bisa saja menyinggung masalah etika karena plesiran itu identik dengan kebutuhan sekunder, kebutuhan yang gak penting-penting amat, apalagi dengen embel-embel penggunaan uang yang dibayarkan dari jerih payah rakyat, serta keringat PNS yang lembur demi pendapatan dan pengawasan keuangan negara yang optimal.

Namun, dari sisi akuntabilitas keuangan, menggunakan uang sisa LA yang dibayarkan dengan metode lumpsum untuk kebutuhan lain, menurut saya sah-sah saja karena:

  1. Metode-nya lumpsum, saya selalu menganalogikan konsep pembayaran lumpsum dengan kontrak konstruksi lumpsum, yaitu selama bangunan yang dibangun sesuai dengan desain pada dokumen perencanaan, pembiayaannya tidak melebihi dari yang dianggarkan, outputnya disetujui untuk dibayar oleh PPK, dan disepakati spesifikasi dan teknisnya oleh panitia penerima barang, segala keuntungan yang terkandung dalam nilai kontrak menjadi milik pihak penyedia jasa konstruksi. Sejalan dengan itu, LA, selama outputnya lembaga pengelola beasiswa tercapai, tidak ada kewajiban mahasiswa untuk mengembalikan sisa dana LA. Namun sebaliknya jika dikemudian hari mahasiswa ybs tidak lulus, mekanisme terkait dengan pengembalian dana sponsorship akan diatur pada klausul yang lebih rinci, yang menentukan komponen tunjangan yang harus dikembalikan dan yang tidak.
  2. Metode lumpsum digunakan, pada dasarnya untuk mempermudah tugas PPK dan verifikator dokumen pada saat pertanggungjawaban keuangan. Item LA, dokumen pertanggungjawabannya hanya (tetapi tidak terbatas pada) dokumen kontrak tiap mahasiswa dengan lembaga pengelola, Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), Notification Letter (jika menggunakan dana Loan) dan bukti transfer bank. Dana LA, hakikatnya meng-cover kebutuhan makanan harian, transportasi lokal, biaya telekomunikasi dll. Jika LA, diberlakukan at cost yang dipertanggungjawabkan secara bulanan, seberapa banyak bundle dokumen yang isinya laporan harian kegiatan mahasiswa, dan dokumen pertanggungjawaban makan, minum, jajan, transport lokal, dan pengeluaran harian lainnya selama satu bulan yang harus disiapkan oleh tiap mahasiswa? dan seberapa lama dan seberapa detail dokumen tersebut harus diverifikasi oleh tim PPK? sedangkan allowance bulan berikutnya sudah menunggu untuk dicairkan. Belum lagi ngobrolin pencairan SP2D dengan Uang Persediaan (UP)/Ganti Uang Persediaan (GUP) yang terlibat didalamnya ketika sistem at cost berlaku, berapa besar nominal UP/GUP yang harus diajukan untuk pencairan LA bulanan ratusan mahasiswa?
  3. Metode lumpsum di satu sisi, memiliki aspek positif daripada metode at cost, yaitu kemungkinan terjadinya perilaku “aji mumpung” mahasiswa yang memiliki kecenderungan memaksimalkan pagu at cost pada saat pertanggungjawaban, yang bisa jadi lebih merugikan negara. Misalnya, daripada tinggal di kos, mending tinggal di hotel atau daripada masak, mending makan di resto all you can eat.
  4. Penyusunan tarif kebutuhan at cost, membutuhkan biaya penyusunan yang relatif lebih tinggi daripada lumpsum. Misalnya, biaya penyusunan Standar Biaya Khusus untuk mengukur kewajaran harga pada saat pertanggungjawaban, seperti survey harga rumah, makanan, transportasi di tiap kota pada negara tujuan pendidikan setiap tahunnya. Ada berapa kota yang harus di survey? Ratusaaaaan, lebih.
  5. Terakhir, metode pembayaran lumpsum, sepanjang yang saya ketahui, tidak memberikan opsi pengembalian jika di kemudian hari terdapat sisa – selama mahasiswa ybs memenuhi kewajibannya sebagaimana yang tercantum dalam kontrak perjanjian antara mahasiswa dan sponsor.

 

Saya kira penjelasan tentang perbedaan konsep lumpsum dan at cost yang nempel pada LA, sudah cukup jelas. Jika dirasakan nilai LA masih dianggap terlalu besar, sehingga mahasiswa masih bisa plesiran, silahkan kritisi metode penyusunan standar biaya yang dilakukan oleh tim internal lembaga pengelola beasiswa yang mengumpulkan, mengolah data, serta sumber lainnya untuk menghasilkan standar biaya LA yang diyakini objektif, terukur, pun juga menguntungkan negara. Kemudian, jika standar biaya LA sudah dianggap objektif dan terukur, tetapi rasanya kok efek plesirannya mahasiswa cukup sistemik di masyarakat, silahkan kritisi aturan metode lumpsum-nya LA. Buktikan metode at cost memang jauh lebih efisien dari lumpsum, contohnya kemungkinan penggunaan apple pay atau CC dalam transaksi hariannya mahasiswa, beri masukan gimana pengendalian dan pertanggungjawabannya. Gak cuma bikin tulisan yang isinya opini subjektif untuk menggiring opini publik yang ga berdasar, meskipun pada akhirnya, yaaaa netijen maaaaah bebas.

 

Oiya, jika ada ide lain terkait akuntabilitas penggunaan LA, saya selalu terbuka untuk diskusi.

 

Mahasiswa jarang plesiran.

 

 

6 Comments

  1. mungkin kalo posting jenjalan, etisnya di instagram pribadi aja ato kalo Fb,privacy setting friends only.. wkwk

    1. Andy Wijaya
      Author

      Kalo ini mah terserah masyog, prinsipnya ya tetep freedom of speech, tapi yang harus diperhatiin kalo udah masuk internet ya jadi milik publik netijen.

      1. siap brader. btw semoga bisa rajin nulis juga.

  2. Sedikit menanggapi ya mas….
    Polemik ini sedikit menggelitik sanubari saya sebagai salah orang yang beruntung mendapat pembiayaan dari negara untuk belajar lagi. Bagaimana tidak, plesir merupakan salah satu upaya manajerial yang saya gunakan untuk menjaga semangat dan kejernihan pikiran dalam mengerjakan berbagai tugas, project dan presentasi yang diberikan oleh pengajar. Memang kesannya tidak ada hubungan antara output saya belajar disini yaitu kelulusan dengan plesir yang saya lakukan. Abstraknya hubungan antara aktivitas yang dilakukan dengan akuntabilitas terhadap output yang diharapkan mengingatkan saya tentang tulisan seorang akademisi dari kanada mengenai kegagalan proyek-proyek pembangunan di afrika bernama Lavagnon Ika, sebut saja Ika. Justru akuntabilitas terhadap hasil dikatakan menjadi jebakan penyebab gagalnya sebuah proyek mencapai tujuannya.
    The accountability-for-Result Trap, demikian istilah yang digunakan oleh Ika dalam tulisannya. Ika mengatakan bahwa rigid-nya prosedur dan peraturan dalam penggunaan dana proyek membangun kultur “accountability for result” yang justru mengesampingkan hal yang seharusnya diberikan bobot lebih tinggi, yaitu “managing for result”. Para donor yang memberikan bantuan di Afrika sana menuntut pengelola dana memberikan report kepada mereka bagaimana penggnaan serta kontribusi dari penggunaan dana tersebut terhadap output/outcome suatu proyek. Pelaporan tersebut sangat berfokus pada pemuasan pihak eksternal proyek, alih-alih sebagai bahan informasi internal sebagai dasar pengambilan keputusan atau perubahan pendekatan yang dibutuhkan oleh proyek. Maka, standar akuntabilitas tercapai dengan baik, namun minim manfaat yang dirasakan oleh masyarakat penerima bantuan yang sesungguhnya merupakan tujuan utama proyek.
    Kembali kepada polemik bahwa sebagian dana beasiswa yang patut diduga digunakan untuk kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan output. Bisa saja diterapkan system agar para awardee melampirkan seluruh nota belanja bulanan sebagai syarat pencairan uang saku. Sah-sah saja menuntut awardee hanya melakukan kegiatan yang berhubungan langsung terhadap perkuliahan mereka dan menganggap bahwa kejenuhan dan kepenatan pikiran merupakan risiko yang harus siap diambil oleh awardee saat berani mendaftar beasiswa. Namun, apakah hal tersebut dapat mengurangi kemampuan para awardee dalam menempuh pendidikan. Alih-alih bekerja berhari-hari memikirkan argumen yang tepat dalam essay atau berdiskusi dengan pengajar mengenai penelitian dalam tugas akhir, para awardee akan sibuk fotocopy dan menyusun bukti-bukti pengeluaran untuk SPJ.
    Untuk itu, sebenarnya tepat apabila mekanisme pemberian uang saku menggunakan mekanisme lumpsum seperti sekarang, penerima besasiswa dapat menggunakan sisa dana dari jumlah lumpsum tersebut untuk kepentingan lainnya selama awardee dapat menempuh pendidikan dengan baik untuk kembali berkontribusi bagi negara.

    1. Andy Wijaya
      Author

      Insight yang brilian masmade, dan saya setuju dengan mbak Ika, bahwa dibalik kepatuhan atas rigidnya aturan sebuah proyek, seharusnya tidak membuat output dari proyek menjadi hambar, tak ada rasanya di masyarakat.

      Saya pun sepakat, kepatuhan terhadap peraturan itu penting, tapi tak seharusnya dijadikan dinding penghalang untuk berkreasi. Anggap peraturan itu hanya bottleneck, gak menghalangi, tapi memperlambat, dan kegiatan-kegiatan yang diatur didalamnya diatur sedemikian rupa sehingga bergerak berputar mengikuti tempo bottlenecknya. As a result, hasil optimal tetap tercapai tapi tetap memenuhi persyaratan peraturan. Win-win solution.

      Di sisi lain, saya kepikiran, bagaimana metode at cost dan lumpsum ini dapat digabung, semacam metode pembayaran hybrid dengan sistem revolvingnya petty cash. Konsepnya gini, di item LA, pagu maksimum berlaku, tapi realisasi belanja mahasiswa harus tetap sesuai dengan fakta di lapangan. Kemudian, di tiap awal bulan, jumlah dana terisi kembali sesuai dengan jumlah selisih antara sisa LA dan pagu maksimum LA.

      Caranya? Lembaga pengelola beasiswa, membuat rekening utama. Kemudian, atas rekening utama tersebut, dibikinkan virtual account atas nama tiap mahasiswa, dan juga dibuatkan kartu kreditnya (CC). Mahasiswa bertransaksi harus menggunakan CC tersebut. Pertanggungjawabannya? Rekening koran atas masing-masing mahasiswa dapat di-generate melalui rekening utama pengelola, sebagai dasar pencairan LA bulan berikutnya.

      Namun yang perlu diperhatikan adalah, bagaimana menyusun algoritma agar rekening utama otomatis mengisi saldo masing-masing virtual account ke angka pagu maksimum LA tiap mahasiswa, agar tidak terjadi jeda waktu signifikan sewaktu proses revolving berlangsung.

      Mau diskusi?

      1. Makasih tanggapannya mas..
        Ide mengenai revolving account atas living allowance sungguh menarik mas, itu bisa mempermudah pertanggungjawaban dan awardee pun akan benar-benar hanya dapat menggunakan dana beasiswa sesuai dengan kebutuhannya. Namun, hal ini menurut saya justru akan mengekang dan mengkerdilkan potensi si awardee dalam berprestasi, yang mungkin melebihi target awal yaitu lulus.
        Accountability trap yang saya jelaskan pada post saya sebelumnya selain mengurangi manfaat dari kegiatan juga membatasi pencapaian tujuan yaitu hanya sebatas apa yang telah ditentukan pada tahap perencanaan. Selain accountability trap, mungkin saya dapat menambahkan planning trap. Saat kita merencanakan sesuatu, seringkali kita mengunci target yang ingin dicapai kemudian melakukan efisiensi dalam input. Efisiensi itu biasa dikatakan penghematan.
        Namun, apa tidak sebaiknya yang kita kunci adalah inputnya kemudian dengan menambah target seiring dengan tambahan informasi dan confidence yang kita miliki saat melakukan kegiatan tersebut.
        Apabila kita tetap terjebak ke hal-hal tersebut, kapan awardee bisa menghasilkan terobosan dalam teknologi? kapan mereka bisa merumuskan rekomendasi kebijakan yang lebih mumpuni kalau tidak ada ruang untuk berkreasi dengan sumber daya yang diberikan.

        salam

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.